Irgendwann ist immer das erste Mail. Nein, ich erzähle jetzt nichts aus meiner Jugend sondern aus dem täglichen Leben eines Berufseinsteigers. Mein quasi erster Wieder-Arbeitstag nach einer kurzen, erkältungsbedingten, Abwesenheit von drei Tagen (Und ja, ich weiß es war Fasching und das wirkt ein wenig komisch vom Timing. Wer mich näher kennt weiß aber auch, dass ich mit Fasching nix anfangen kann und mir meine Erkältung ordnungsgemäß durch nasse Haare vom Duschen und zu lange geöffnete Fenster hole). Kennt ihr es noch? Dieses nervige Postkorbspielchen, dass einem während der Schulzeit und auch während des Studiums als Verbereitung für die so gefürchteteten Einstellungstests vorgelegt wurde? So in etwa fühlte ich mich heute morgen auch wieder. Priorisieren, delegieren und natürlich am schönsten: ignorieren. In meinem Posteingang tummeln sich grob geschätzt 100 Mails verteilt über diverse Ordner, die mir eigentlich den Umgang mit Mails erleichtern sollen...
Leider funktionieren automatische Filter nicht ganz so gut wie mein Hirn oder vielleicht kapiere ich auch nach x-jähriger Outlook Nutzung die Filterfunktion nicht ganz.... aber trotzdem: Ein gehöriger Teil meiner Mails ist bereits als "nur CC" und "nur TBI" (was "to be informed" heißen soll) vorsortiert. Heißt für mich: Kommt erst ganz spät dran mit durchlesen, geht mich wohl nicht direkt was an. Noch toller die Mails im "NLR" Ornder. Achja, das will übrigens "no longer responsible" bedeute und heißt für mich: Forget it, geht mich (erstmal) nichts mehr an. Irgendwer setzt mich schon wieder auf responsible wenn es wichtig wird. Ein ganzer Haufen anderer Mails ist zwar eigentlich wichtig für mich, weil ich eben jetzt responsible bin, aber leider auch schon wieder drei Tage alt. Hier fangen dann die Probleme an. Teilweise überschneiden sich die Mails mit den "mach was" und "lass liegen" Anweisungen. Wahrscheinlich wollten die Kollegen nicht länger warten oder es war zu urgent und irgendwer hat den Case übernommen. Da hilft dann entweder nur ein kurzer Blick in die DB oder ein Gespräch mit den Kollegen. Direkte Gespräche sind zwar eigentlich ganz einfach, aber manchmal extrem schwierig wenn jeder permanent in Meetings ist. Also ab in die Datenbank. Dummerweise wird da gerade gebastelt ein Update gemacht und der Zugriff ist gesperrt.
Und hier kommen wir dann so langsam auch zu Pareto und der berühmten 80/20 Regel. (wer's nicht kennt darf klicken: Wikipedia) Kurzum 80% der Aufgaben lassen sich mit 20% des Einsatzes erledigen. Wohingegen die restlichen 20% an Aufgaben den meisten Einsatz benötigen. Das kann man dann "runterbrechen" wie man lustig ist. Nunja, die vielen einfacheren Dinge, die ich relativ zügig hätte erledigen können, wurden leider durch "äußere Umstände" ein wenig zunichte gemacht um nicht zu sagen das Verhältnis wurde umgekehrt. Nein, so schlimm war es dann auch nicht. Um es mir morgen ein wenig leichter zu machen und der noch nicht erloschenen Hoffnung auf neu erteilte Zugriffsrechte, habe ich dann eine weitere Sortierung der Mails vorgenommen - insoweit dies anhand der kurzen Infos möglich war. Jetzt ist mein Posteingang also mit noch weiteren Ordnern unterteilt. Und in allen leuchten bunte "Flags" die ja nach Wichtigkeit und nach meiner ureigenen Logik angeordnet sind. Und wer jetzt denkt, "der sitzt ja den ganzen Tag nur vorm PC" der hat Unrecht. Ich war auch noch kurz in unserer wöchtenlichen Videokonferenz. Übrigens sind die HALO Konferenzsysteme echt sehr angenehm (Für Kaufinteressierte: HP.COM hilft weiter) und eine herrliche Abwechslung zu den krieselnden und pixeligen Pseudobewegtbildern die man von Skype oder auch vielen anderen Systemen so kennt (jaja, ich werfe hier Skype und HALO in einen Topf, aber alles andere wäre mir jetzt zu nervig zu erklären). Nach der Vconf war habe ich mich dann daran gemacht die Dinge wagzuarbeiten, für die ich keine DB benötige. Die wäre zwar manchmal nicht schlecht gewesen, aber man findet viele andere Dinge auch mit anderen Tools und ein wenig Suchen. Und nachdem auch Reporting und solche Dinge zu meinen Aufgaben gehören, hatte ich auch so noch genügend zu tun.
Als ich dann zuhause war, habe ich noch ein wenig meine private Infopost überflogen. Tja, und über welche Meldung der Computerwoche muss ich da stolpern: Das E-Mail-Chaos beginnt im Kopf. No comment... 
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